REGLEMENT INTERIEUR DE L’ASSOCIATION
LAUSANNE - ACCUEIL
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En complément et précision des statuts, les dispositions du Règlement Intérieur sont applicables à tous les Membres de l’Association. Une copie du Règlement est remise à chaque adhérent lors de son inscription initiale à l’Association. Une édition intégrale, mise à jour, figure en ligne sur le site de l’Association.
A) PREAMBULE
Le Règlement Intérieur précise les statuts de l’Association dont le but est l’accueil et l’adaptation des français et francophones dans la ville de Lausanne et sa région. Il fixe les modalités pratiques de la vie de l’Association.
En organisant des activités et des sorties, l’Association permet de rencontrer d’autres français expatriés mais aussi des francophones de la région d’accueil. Elle est fondée sur le bénévolat et libre de toute influence politique, confessionnelle ou commerciale. C’est un lieu de rayonnement de la langue et de la culture française, constituant un organe d’informations et de renseignements sur la vie pratique de tous les jours (hors emploi, stage ou logement).
L’Association Lausanne-Accueil est désignée ci-après par le sigle « L.A ».
B) FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION.
1) Le comité
Conformément aux statuts, le comité est élu pour deux ans. Il est composé au minimum d’un bureau de 4 personnes, recrutées parmi les Membres de l’Association :
Une Présidente, de nationalité française, dont le mandat de deux ans, est renouvelable une fois ;
Un(e) Vice-présidente ;
Un(e) Trésorière ;
Un(e) Secrétaire,
A ce bureau s’ajoutent les Membres dits « actifs » qui prennent en charge :
Des fonctions d’ordre administratif (fichier, site internet…) ;
Des fonctions d’organisation (événementiel, sorties culturelles, visites d’entreprises…) ,
Activités Mamans/Bébés, jeunes enfants.
Chaque Membre du comité s’engage à participer activement aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’Association : établissement du programme au rythme de trois parutions par années, affaires courantes pour définir et affiner les projets de l’Association, mise sous pli et mailing….
Chaque Membre du comité agit en personne, mais en cas d’empêchement à participer à une réunion, il peut se faire représenter par la Présidente à qui il aura adressé ses propositions en temps utiles, avec ses instructions en cas de vote. La Présidente les présentera en son nom au cours de la réunion et votera selon ses directives.
Tout Membre du comité qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
En annexe 2 du présent règlement figurent les principales fonctions des membres du bureau.
Les délibérations se font de manière collégiale. En cas de vote du comité, les décisions sont prises à la majorité simple des présents et des votes des absents, selon leurs consignes de vote, chaque membre comptant pour une voix. En cas d’égalité, la voix de la Présidente emporte la décision.
2) Les équipes
2.1) Les hôtesses de quartier.
Plusieurs fois par année un café-info sera organisé au cours duquel les hôtesses de quartier viendront assister les Membres du comité pour répondre aux questions que se posent les nouveaux Membres, pour présenter l’Association et parler de leur expérience. Elles pourront rappeler leur adhésion à la charte des trois « A » :
ACCUEILLIR comme nous avons été accueillies.
AIDER à trouver rapidement ses repères grâce à un échange actif.
ANIMER son secteur afin de faciliter l’adaptation des nouveaux arrivants.
Ces cafés qui pourront avoir lieu chez l’une ou l’autre d’entre elles seront bien évidemment ouverts à tous (anciens et nouveaux Membres), constitueront l’occasion de faire circuler toutes sortes d’informations, et permettront aux Membres de faire connaissance en comité plus restreint que lors du café de rentrée.
2.2) Les responsables d’activité
Ils présentent leur activité lors du café annuel de rentrée, et fixent un calendrier trimestriel de rencontres qui figure dans le programme général des activités de l’Association qui parait trois fois par année.
Ils privilégient comme moyen de communication avec les Membres qui participent à leur activité la messagerie électronique afin de rappeler les dates ou de communiquer rapidement toute information.
Ils tiennent à jour une liste des participants à leurs activités et une fois par trimestre adressent un bref compte-rendu (fréquentation, intérêt, problèmes divers…) à la coordinatrice des activités.
Ils s’assurent au cours du trimestre de rentrée (Septembre, Octobre, Novembre) que les participants à leur activité sont à jour de leur cotisation annuelle et en informent la coordinatrice des activités. De plus ils s'engagent à n'accepter aucun non-membre à leur activité, faute de quoi le comité se réserve le droit de les démettre de leur fonction de responsable.
Ateliers d’activités
Un atelier d’activité regroupe autour d’un thème spécifique des Membres intéressés par son objet. Il est animé par un responsable bénévole qui dispose d’une large autonomie pour son organisation.
L’objet peut être des plus variés mais doit rester en concordance avec les objectifs de L.A, avoir une pérennité et permettre des manifestations régulières dans l’année.
Tout Membre de L.A qui le souhaite peut créer et animer un atelier d’activité. L’agrément est donné par la Présidente de l’Association, après accord du comité, aux vues d’un descriptif du projet, transmis par écrit postal ou électronique à la Présidente.
Le responsable bénévole d’un atelier d’activité s’engage à organiser et à planifier son atelier dans un souci d’accueil et de rassemblement, sans exclusive, de tout Membre manifestant un intérêt pour l’activité proposée, sans but lucratif, sauf une participation aux frais de l’ordre de CHF 20 par trimestre qui pourra être demandée aux participants de certaines activités nécessitant l’achat de matériel (bricolage, art floral, encadrement, reliure).
En cas de cessation de l’activité, le responsable devra en informer la Présidente afin de discuter de la possibilité de faire vivre l’activité avec un autre responsable.
Cafés-amitié
Ils sont destinés à permettre à tout Membre de L.A de présenter, dans le domaine de ses compétences, un sujet développé sous forme d’une petite conférence.
Le thème du café-amitié est annoncé dans le programme à une date et en un lieu précis. Les Membres intéressés devront s’inscrire auprès de la personne organisatrice (ou de la conférencière).
A l’issue du café-amitié, les personnes présentes pourront confier leurs coordonnées à la conférencière afin de permettre à cette dernière de les contacter directement pour des réunions ultérieures qui se dérouleront en dehors du cadre de L.A et sous la seule responsabilité cette dernière.
Celle-ci s’engage sur l’honneur à ne pas utiliser le fichier confidentiel de L.A pour diffuser toute forme de publicité personnelle ou pour contacter d’autres personnes que celles présentes au café amitié et lui ayant manifesté leur intérêt.
2.3) La responsable du fichier
Elle enregistre informatiquement les coordonnées des Membres de l’Association et tient à jour cette base en fonction des départs et des arrivées.
Elle s’assure, par tous les moyens nécessaires, de la sécurité du fichier et des données contenues, contre tous les risques ordinaires de perte (destruction et copie rendue inexploitable, environnement d’exploitation hors service …) ou d’accès non autorisé (accès ou copie pirate, vol …).
L’annuaire des Membres sera adressé par courrier postal ou électronique avec le programme d’hiver sans indication des adresses emails. Ces dernières seront accessibles aux Membres sur demande auprès de la responsable du fichier.
2.4) L’équipe responsable du site internet de L .A
Le site internet de L.A est sous la responsabilité directe du Comité, assisté par le responsable de la maintenance technique du site.
Les Membres du comité assurent la mise à jour régulière du contenu du site sur la base des informations figurant dans le programme, ainsi que de la page « Petites annonces »et « Bons Plans ». La Présidente intervient sur la page d’accueil et les informations réservées aux seuls Membres de l’Association.
Le contrôle du contenu ainsi que le respect de l’éthique des annonces et bons plans envoyés par les Membres est assuré par un Membre de l’équipe responsable du site.
2.5) La coordinatrice des activités.
Elle est le relais entre le comité de L.A et l’ensemble des responsables des activités et ateliers :
En étant à l’écoute des problèmes que peuvent rencontrer certains ateliers.
En organisant un suivi de toutes les activités proposées par L.A.
En établissant, lors de la préparation de l’Assemblée Générale annuelle, un rapport statistique de la fréquentation et de l’intérêt des Membres aux diverses activités et ateliers, résultat de sa collaboration avec les responsables des activités.
C) DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES
1) Composition de l’Association
L’Association se compose des Membres inscrits sur ses listes. Toute personne francophone ou francophile sans distinction sociale, politique, raciale ou confessionnelle est bienvenue au sein de l’Association.
Elle accueille de nouveaux Membres à tout moment par le biais d’une inscription personnelle par courrier postal ou par courriel sur info@lausanne-accueil.org, confirmée par le paiement de la cotisation annuelle de l’exercice en cours.
2) La Charte du Membre
Elle figure en annexe du Règlement Intérieur de l’Association et constitue une synthèse et un rappel des droits et devoirs de chaque adhérent.
Une copie en est remise à chaque nouveau Membre lors de son inscription initiale. La Charte est consultable en ligne, dans sa dernière version mise à jour, sur le site internet de L.A.
Toute personne qui devient Membre de L.A s’engage à respecter cette charte.
3) Perte de la qualité de Membre.
La perte de la qualité de Membre intervient selon les dispositions de l’article 2 des statuts de L.A.
Tout Membre peut être radié de l’Association dans l’intérêt de celle-ci, sur décision du Comité, prise en dernier ressort.
D) LA PUBLICITE
Le/la Responsable de la publicité.
Le/la responsable de la publicité recherche les annonceurs désireux de faire figurer leur publicité dans le programme de L.A. Il/elle leur soumet les conditions générales qui détermineront la signature d’un contrat entre l’annonceur et L.A.
Il établit un tableau des logos et messages publicitaires qui seront fidèlement respectés dans la mise en page du programme.
Il/elle soumet au comité lors de la réunion des affaires courantes du 1er trimestre de l’année civile, le nom des annonceurs auxquels il/elle va s’adresser et les conditions du contrat afin d’avoir l’approbation du comité.
3.1) Conditions Générales :
La possibilité d’insertion de publicité pour les sociétés, entreprises et commerces dans le programme de L.A implique l’adhésion entière et sans réserve de l’annonceur aux présentes conditions générales :
a. L’annonceur s’engage à respecter les lois, règlements et règles déontologiques applicables, notamment le code des pratiques loyales en matière de publicité de la Chambre de Commerce Internationale.
b. L’annonceur assume seul la responsabilité pleine et entière de son message publicitaire (texte et visuel) et de ses suites.
c. L’annonceur s’engage :
- à ce que son message publicitaire soit aisément identifiable, non mensonger, loyal et décent.
- à respecter dans la présentation de son message publicitaire l’obligation légale d’utiliser la langue française et les dispositions du droit de la consommation (publicité comparative, trompeuse, imitative)
d. L’annonceur déclare détenir l’intégralité des droits de propriété intellectuelle nécessaires à l’utilisation des logos, marques, dessins et créations contenues dans son espace publicitaire.
e. L’annonceur garantit L.A contre tout recours émanant de clients ou de tiers qui pourraient être intentés contre L.A, au titre des services et produits dont la promotion est assurée selon le contrat établi entre eux.
f. Tarifs pour l’insertion de la publicité : ils sont fonction des dimensions de l’espace publicitaire choisi par l’annonceur. La réception par virement interbancaire sur le compte postal de L.A du montant de la commande entérine l’accord passé entre l’annonceur et L.A.
g. La diffusion de la publicité s’effectue dans le programme de L.A « Le Programme de L.A » qui parait trois fois par année et est adressé par courrier postal ou électronique aux adhérents et aux annonceurs.
h. La durée et le nombre des parutions de la publicité dans le programme seront librement négociés entre les parties. Toutefois, l’engagement de L.A ne pourra excéder 2 années à compter de la signature du contrat.
i. Indépendance des parties : L.A et l’annonceur sont réputés être indépendants l’un part rapport à l’autre.
j. L.A se réserve le droit de refuser tout contrat à des entreprises, sociétés ou commerces représentants des produits réglementés : tabac, alcool, objets, livres et dvd à caractère pornographique.
. E) LES MOYENS DE COMMUNICATION
4.1) « Le Programme de L.A », le journal de l’Association
Avec une parution de trois par année, le journal de l’Association donne des informations pratiques et culturelles, propose les activités, sorties et manifestations de l’Association. Il s’accompagne de la feuille « Agenda », récapitulatif clair et concis, permettant d’un coup d’œil de voir l’ensemble des propositions regroupées par mois.
Sa diffusion se fait par la messagerie électronique auprès des Membres qui en auront fait la demande ou en version papier, par voie postale ordinaire, pour les Membres qui n' auront pas souhaité communiquer leur adresse email (ou qui n'en possèdent pas).
Les pages "sorties" et "activités" du journal pourront également être consultées sur le site web de l’Association.
4.2) Le site web www.lausanne-accueil.org
Le site www.lausanne-accueil.org est la propriété de l’Association.
Il présente l’Accueil et ses activités à toute personne le visitant et il permet aux Membres de s’inscrire d’un seul clic auprès des responsables. Il propose aux Membres une page « Petites Annonces » et une page "bons plans" accessibles au moyen d’un code, et sur laquelle ils peuvent déposer gratuitement une annonce à condition qu’elle ne soit pas à caractère commercial, ou partager des bons plans. On peut y consulter les statuts de l’Association, le Règlement Intérieur et la Charte du Membre.
Il est mis à jour régulièrement.
Sur le site internet seuls les Membres munis d’un mot de passe pourront accéder aux fonctions interactives proposées : inscription aux activités et sorties, publication de commentaires, de « Petites Annonces ».
Il permet grâce à ses liens d’être en relation directe avec le site du consulat Général de France à Genève, et d’accéder ainsi à tout renseignement d’ordre administratif concernant les immatriculations et autres formalités.
4.3) La boîte de réception info@lausanne-accueil.org
Gérée par la Présidente, elle est à la disposition des Membres et des non Membres afin de solliciter l’Association sur toute question d’ordre général et d’intérêt pour L.A..
L’Association communique par e-mail vers ses Membres pour diffuser des informations entre deux éditions du "Programme de L.A » ou pour effectuer un rappel des activités mensuelles.
F) DISPOSITIONS DIVERSES
1) Tenue des comptes
L’Association tient une comptabilité complète et exacte soumise une fois par année aux vérificateurs des comptes.
2) Archivage des documents
La Présidente conserve les archives, ainsi que les minutes de toutes les réunions du comité, et la liste des coordonnées de tous les Membres de l’Association.
3) L’Assemblée Générale.
Elle a lieu une fois par année et est organisée conformément aux dispositions statutaires. Le procès verbal de cette assemblée, ainsi que celui de l’assemblée générale de la FIAFE seront accessibles aux Membres munis d’un mot de passe sur le site de L.A.
4) Election du comité et remplacement d’un Membre.
L’élection du comité a lieu tous les deux ans par l’Assemblée Générale, conformément aux dispositions statutaires. L’Assemblée se prononce sur le choix d’une liste conduite par la future Présidente de l’Association. Les listes constituées doivent être déposées auprès de la Secrétaire au moins un mois avant la date de l’Assemblée.
En cas de départ de l’un des Membres du comité avant le terme de son mandat, le comité désignera son remplaçant sans procéder à de nouvelles élections. Il sera fait usage de l’appel à candidature dans les pages du « Programme de L.A » et sur le site de L.A.
5) Dissolution de l’Association.
La dissolution de l’Association peut être prononcée à la demande du comité, en assemblée générale extraordinaire, le vote se faisant aux deux tiers des Membres présents. La fortune de l’Association sera alors distribuée à une œuvre de bienfaisance, selon décision prise par l’assemblée générale extraordinaire.
6) Publication du Règlement Intérieur.
Il peut être consulté à tout moment sur le site www.lausanne-accueil.org. Il est fait mention de sa rédaction dans le programme de l’Association, ainsi que de toute modification majeure du texte qui pourrait avoir lieu avec les comités successifs de l’Association.
7) Modification
Le Règlement Intérieur de l’Association est établi par le comité en fonction. Il peut être modifié par ledit comité ou sur proposition de 10% des Membres. Cette proposition devra être communiquée par écrit à la Présidente de l’Association, qui la soumettra à l’ensemble du comité qui prendra sa décision de manière collégiale.
Lausanne, le 2 Janvier 2009/fait par la présidente, Isabelle LESCURE
Modifications apportées le 30 juin 2010
La Présidente. La Secrétaire.
Muriel KEMBALL. Christine JONDEAU.
ANNEXE 1 : LA CHARTE du MEMBRE de L.A
Je suis à jour de ma cotisation.
Je participe dans la bonne humeur aux activités de L.A conscient du travail bénévole accompli par les responsables desdites activités et par les Membres du comité.
Je préviens le responsable de l’activité de ma présence ou de mon absence lorsque je suis inscrit à un atelier.
Je respecte la procédure d’inscription indiquée dans le programme lorsque je veux m’inscrire à une sortie, et je préviens aussitôt le/la responsable si j’ai un empêchement.
Je réponds rapidement aux invitations des différents événements organisés par L.A (soirées, conférences-débats…) afin d’en faciliter l’organisation et d’éviter le travail de relance.
Je préviens, par écrit postal ou électronique à la responsable du fichier, de tout changement de coordonnées (adresse, téléphone, e-mail) afin, entre autres, de continuer à recevoir les programmes et autres courriers.
Je dégage L.A. de toute responsabilité pour tout incident ou accident survenant lors des activités ou des sorties pratiquées eans le cadre de l'Association
Je m’engage à être assuré à titre personnel en Responsabilité Civile et Accident pour l’ensemble des risques liés à ma participation, ou à celle de ma famille, à toutes les activités et sorties organisées par L.A.
Je n’utilise pas les listes de diffusion ou l’annuaire des Membres de l’Association, ainsi que les pages « Bons Plans » et « Petites Annonces » du site de L.A à des fins personnelles, publicitaires, professionnelles, commerciales ou philanthropiques (envoi de newsletters, ofres de services payants, ventes privées..) ou plus généralement pour toute activité sans rapport avec les objectifs ou l'objet social de l'Association.
ANNEXE 2 : FONCTIONS des MEMBRES du BUREAU
Pour clarification, les principales fonctions des Membres du bureau sont les suivantes :
La Présidente coordonne les actions de l’Association, est responsable de sa bonne marche et de l’exécution des décisions prises par le comité. Elle préside les réunions du comité et assure les relations avec les organismes extérieurs (FIAFE, autres Associations, consulat, ambassade…). Elle veille avec le/la trésorier/ère sur les comptes de l’Association et détient la signature du compte bancaire.
La Vice-présidente travaille en étroite collaboration avec la Présidente à l’organisation, la coordination et la gestion tant du comité que du fonctionnement de L.A Elle assume les pouvoirs et les fonctions de la Présidente en cas d’absence ou d’empêchement de cette dernière.
Le/la Trésorier/ère est responsable de la gestion et de la conservation des fonds de l’Association. Il/elle est mandaté/e par le comité pour déposer les fonds au nom de l’Association sur les comptes bancaires. Il/elle signe et exécute tout contrat au nom de l’Association avec l’autorisation du comité et peut, seul/e, effectuer tout règlement pour le compte de l’Association. Il/elle arrête les comptes de l’Association le 31 Mai de chaque année et les soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale.
La Secrétaire rédige les minutes de toutes les réunions ainsi que de l’Assemblée Générale, qu’elle transmet à la Présidente pour accord. Elle a en charge la mise en page du programme de l’Association après réception de tous les textes et photos devant y figurer. Elle transmet la « maquette » sous forme de fichier à l’imprimeur, après aval de la Présidente.