email mot de passe

mot de passe oublié ?

Réglement intérieur

Le règlement intérieur de Lausanne-Accueil est mis à disposition de tous dans les publications en cliquant ici.


REGLEMENT INTERIEUR DE L’ASSOCIATION
LAUSANNE - ACCUEIL


En complément et précision des statuts, les dispositions du Règlement Intérieur sont applicables à tous les Membres de l’Association. Chaque adhérent lors de son inscription initiale à l’Association, doit prendre connaissance du Règlement dont l’édition intégrale, mise à jour, figure en ligne sur le site de l’Association.
 

A) PREAMBULE

Le Règlement Intérieur précise les statuts de l’Association dont le but est l’accueil et l’adaptation des français et francophones dans la ville de Lausanne et sa région. Il fixe les modalités pratiques de la vie de l’Association.
 
En organisant des activités et des sorties, l’Association permet de rencontrer d’autres français expatriés mais aussi des francophones de la région d’accueil. Elle est fondée sur le bénévolat et libre de toute influence politique, confessionnelle ou commerciale. C’est un lieu de rayonnement de la langue et de la culture française, constituant un organe d’informations et de renseignements sur la vie pratique de tous les jours.
 
L’Association Lausanne-Accueil est désignée ci-après par le sigle « L.A ».
 

B) FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION.

1) Le comité

Conformément aux statuts, le comité est élu pour deux ans. 
 
A ce jour il est composé d’un bureau de 5 personnes, recrutées parmi les Membres de l’Association :
 
- Une Présidente, de nationalité française, dont le mandat de deux  ans est renouvelable une fois.
- Un(e) Vice-président(e)
- Un(e) Trésorier(ère)
- Un(e) Secrétaire
- Un(e) Responsable des Nouveaux Adhérents
 
A ce bureau s’ajoutent les Membres dits « actifs » qui prennent en charge :
- Des fonctions d’ordre administratif (fichier, site internet, webmaster…)
- Des fonctions d’organisation (événementiel, sorties culturelles, visites d’entreprises)
- Des fonctions spécifiques (Activités Mamans/Bébés-jeunes enfants, coordination des responsables d’activités, recherche de sponsors…).
 
Chaque Membre du comité s’engage à participer activement aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’Association : établissement des trois programmes de l’année (y compris mise sous pli et envoi), affaires courantes pour le suivi des projets et des objectifs de l’Association et autres réunions si besoin.
 
Chaque Membre du comité agit en personne, mais en cas d’empêchement à participer à une réunion, il peut se faire représenter par la Présidente à qui il aura adressé  ses propositions en temps  utile, avec ses instructions en cas de vote. La Présidente les présentera en son nom au cours de la réunion et votera selon ses directives.
 
Tout Membre du comité à part entière qui, sans excuse ou décharge préalable de la Présidente, n’aura pas assisté à  trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
 
En annexe 2 du présent règlement figurent les principales fonctions des membres du bureau.
 
Les délibérations se font de manière collégiale. En cas de vote du comité, les décisions sont prises à la majorité simple des présents et des votes des absents, selon leurs consignes de vote, les responsables pour les enfants ne  comptant que pour une voix. En cas d’égalité, la voix de la Présidente emporte la décision.
 
2) Les équipes

2.1) Les hôtesses de quartier.

Idéalement, au moins un café-info sera organisé en cours d’année pendant lequel les hôtesses de quartier  accueilleront les nouveaux Membres et, avec des Membres du comité, répondront aux questions qu’ils se posent, présenteront l’Association et parleront de leur expérience. Les hôtesses pourront rappeler leur adhésion à la charte des trois « A » :
- ACCUEILLIR comme nous avons été accueillis.
- AIDER à trouver rapidement ses repères grâce à un échange actif.
- ANIMER son secteur afin de faciliter l’adaptation des nouveaux arrivants.
 
Ces cafés, qui pourront avoir lieu chez l’une ou l’autre d’entre elles, seront bien évidemment ouverts à tous (anciens et nouveaux Membres), constitueront l’occasion de faire circuler toutes sortes d’informations, et permettront aux Membres de faire connaissance en comité plus restreint que lors du café de rentrée. 

2.2) Les responsables d’activité

Ils présentent leur activité lors du café annuel de rentrée, et fixent un calendrier trimestriel de rencontres qui figure dans le programme général des activités de l’Association qui parait trois fois par année.
 
Ils privilégient, comme moyen de communication avec les Membres qui participent à leur activité, la messagerie électronique via le site afin de rappeler les dates ou de communiquer rapidement toute information.
 
Ils tiennent à jour une liste des participants à leurs activités et une fois par trimestre adressent un bref compte-rendu (fréquentation, intérêt, problèmes divers…) à la 
coordinatrice des activités.
 
Ils s’assurent au cours du trimestre de rentrée (septembre à décembre) que les participants à leur activité sont à jour de leur cotisation annuelle et en informent la coordinatrice des activités. De plus ils s’engagent à n’accepter aucun non-membre à leur activité, faute de quoi le comité se réserve le droit de les démettre de leur fonction de responsable.

Ateliers d’activités
Un atelier d’activité regroupe  des Membres  autour d’un thème spécifique  et bénéficie d’une large autonomie pour son organisation.
 
L’objet peut être des plus variés mais doit rester en concordance avec les objectifs de L.A, avoir une pérennité et permettre des manifestations régulières dans l’année.
 
Tout Membre de L.A qui le souhaite peut créer et animer un atelier d’activité. 
 
L’agrément est donné par la Présidente de l’Association, au vu d’un descriptif du projet transmis par écrit postal ou électronique et étudié au préalable par la coordinatrice des activités.
 
Le responsable bénévole d’un atelier d’activité s’engage à organiser et à planifier son atelier dans un souci d’accueil et de rassemblement, sans  exclure aucun Membre manifestant un intérêt pour l’activité proposée sans but lucratif.
 
Pour  certaines activités nécessitant l’achat de matériel (bricolage, art floral, encadrement, reliure, cuisine…) les frais réels, établis uniquement sur la base des récépissés des factures, seront partagés entre tous les participants.
 
En cas de cessation de l’activité, le responsable devra en informer la Présidente afin de discuter de la possibilité de faire vivre l’activité avec un autre responsable.

2.3) La coordinatrice des activités

Elle est le relais entre le comité de L.A et l’ensemble des responsables des activités et ateliers :
- En étant à l’écoute des problèmes que peuvent rencontrer certains ateliers.
- En organisant un suivi de toutes les activités proposées par L.A.
- En établissant, lors de la préparation de l’Assemblée Générale annuelle, un rapport statistique de la fréquentation et de l’intérêt des Membres aux diverses activités et ateliers, résultat de sa collaboration avec les responsables des activités.

2.4) La responsable du fichier

Elle maintient sur le site internet  les coordonnées de tous les Membres de l’Association et tient à jour cette base en fonction des départs et des arrivées.
 
Elle s’assure, par tous les moyens nécessaires, de la sécurité du fichier et des données contenues, contre tous les risques ordinaires de perte, vol ou autre piratage.
 
L’annuaire des Membres sera adressé par courrier postal avec le programme d’hiver uniquement à ceux qui ne disposent pas d’internet. Tous les Membres pourront consulter l’annuaire sur le site, y trouver les coordonnées des autres Membres (hormis les adresses électroniques) et imprimer le pdf.

2.5) L’équipe responsable du site internet de L .A  

Le site internet de L.A est sous la responsabilité directe du Webmaster, assisté par deux responsables.
 
Ceux-ci agissent comme modérateurs (contrôle du contenu ainsi que  respect de l’éthique) pour toutes les annonces, bons plans, forum, photos…des Membres. 
 
Ils mettent aussi régulièrement à jour le calendrier  des sorties  et envoient les newsletters générales.
 
La Présidente intervient sur la page d’accueil et les informations réservées aux seuls Membres de l’Association.

3) Cafés-amitié

Ils sont destinés à permettre à tout Membre de L.A de présenter, dans le domaine de ses compétences, un sujet développé sous forme d’une petite conférence.
 
Le thème du café-amitié est annoncé dans le programme à une date et en un lieu précis. Les Membres intéressés devront s’inscrire auprès de la personne organisatrice (ou de la conférencière).
 
A l’issue du café-amitié, les personnes présentes pourront confier leurs coordonnées à la conférencière afin de permettre à cette dernière de les contacter directement pour des réunions ultérieures, qui se dérouleront en dehors du cadre de L.A et sous la seule responsabilité cette dernière.
 
Celle-ci s’engage sur l’honneur à ne pas utiliser le fichier confidentiel de L.A pour diffuser toute forme de publicité personnelle ou pour contacter d’autres personnes que celles présentes au café amitié et lui ayant manifesté leur intérêt.
 

C) DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES

1) Composition de l’Association

L’Association se compose des Membres inscrits dans son fichier. Toute personne francophone ou francophile, sans distinction sociale, politique, raciale ou confessionnelle, est bienvenue au sein de l’Association.
 
Elle accueille  à tout moment  de nouveaux Membres par le biais d’un bulletin d’adhésion à remplir sur le site  et confirmé par le paiement de la cotisation annuelle de l’exercice en cours.

2) La Charte du Membre

Elle figure en annexe du Règlement Intérieur de l’Association et constitue une synthèse et un rappel des droits et devoirs de chaque adhérent.
 
Toute personne qui souhaite adhérer/renouveler son inscription comme Membre de l’association doit valider la case correspondante dans son bulletin d’adhésion/fiche personnelle pour être acceptée. Tout Membre s’engage de cette manière à respecter la Charte.
 
La Charte est consultable en ligne, dans sa dernière version mise à jour, sur le site internet de L.A.

3) Perte de la qualité de Membre.

La perte de la qualité de Membre intervient selon les dispositions de l’article 2 des statuts de L.A. 
 
Tout Membre peut être radié de l’Association dans l’intérêt de celle-ci, sur décision du Comité, prise en dernier ressort.

D) LA PUBLICITE

1) Le/la Responsable de la publicité.

Le/la responsable de la publicité recherche les annonceurs désireux de faire figurer leur publicité dans le programme de L.A. Il/elle leur soumet les conditions générales 
qui détermineront la signature d’un contrat entre l’annonceur et L.A.
 
Il/elle établit un tableau des logos et messages publicitaires qui seront fidèlement respectés dans la mise en page du programme.
 
Il/elle soumet au comité lors de la réunion des affaires courantes du 1er trimestre de l’année civile, le nom des annonceurs auxquels il/elle va s’adresser et les conditions du contrat afin d’avoir l’approbation du comité.

2) Conditions Générales :

La possibilité d’insertion de publicité pour les sociétés, entreprises et commerces dans le programme de L.A implique l’adhésion entière et sans réserve de l’annonceur aux présentes conditions générales :
 
a. L’annonceur s’engage à respecter les lois, règlements et règles déontologiques applicables, notamment le code des pratiques loyales en matière de publicité de la Chambre de Commerce Internationale.
b. L’annonceur assume seul la responsabilité pleine et entière de son message publicitaire (texte et visuel) et de ses suites.
c. L’annonceur s’engage :
- à ce que son message publicitaire soit aisément identifiable, non mensonger, loyal et décent.
- à respecter dans la présentation de son message publicitaire l’obligation légale d’utiliser la langue française et les dispositions du droit de la consommation (publicité  comparative, trompeuse, imitative).
d. L’annonceur déclare détenir l’intégralité des droits de propriété intellectuelle nécessaires à l’utilisation des logos, marques, dessins et créations contenues dans son espace publicitaire.
e. L’annonceur garantit L.A contre tout recours émanant de clients ou de tiers qui pourrait être intenté contre L.A, au titre des services et produits dont la promotion est assurée selon le contrat établi entre eux.
f. Tarifs pour l’insertion de la publicité : ils sont fonction des dimensions de l’espace publicitaire choisi par l’annonceur. La réception par virement interbancaire sur le compte postal de L.A du montant de la commande entérine l’accord passé entre l’annonceur et L.A.
g. La diffusion de la publicité s’effectue dans  « le Programme de L.A » qui parait trois fois par année et est adressé par courrier postal ou  aux adhérents et aux annonceurs. Elle apparaît également sur le site de LA.
h. La durée et le nombre des parutions de la publicité dans le programme seront librement négociés entre les parties.  Toutefois, l’engagement de L.A ne pourra excéder 2 années à compter de la signature du contrat.
i. Indépendance des parties : L.A et l’annonceur sont réputés être indépendants l’un par rapport à l’autre.
j. L.A se réserve le droit de refuser tout contrat à des entreprises, sociétés ou commerces représentant des produits réglementés tels que tabac, alcool, objets, livres et dvd à caractère pornographique.
 

E) LES MOYENS DE COMMUNICATION

1) « Le Programme de L.A », le journal de l’Association

Avec une parution de trois  fois  par année, le journal de l’Association donne des informations pratiques et culturelles, propose les activités, sorties et autres manifestations de l’Association. Sa diffusion se fait par voie postale.

2) Le site web

Le site www.lausanne-accueil.org est la propriété  de l’Association.
 
Il présente l’Accueil et ses activités à toute personne le visitant, mais seuls les Membres, grâce à leur mot de passe, pourront accéder aux fonctions interactives proposées.
 
Le site internet permet  de s’inscrire d’un seul clic aux activités, sorties et rendezvous auprès des responsables. 
 
Il propose  diverses pages sur lesquelles les Membres peuvent déposer gratuitement une annonce (à condition qu’elle ne soit pas à caractère commercial), poster des bons plans ou des photos, partager un forum de discussion.
 
On peut  aussi  y consulter les statuts de l’Association, le Règlement Intérieur, la Charte du Membre, les photos des sorties.
 
Il est mis à jour régulièrement.
 
Il permet grâce à son lien d’être en relation directe avec le site du Consulat Général de France à Genève, et d’accéder ainsi à tout renseignement d’ordre administratif concernant les immatriculations et autres formalités.

3) La boîte de réception info@lausanne-accueil.org

Gérée par la Présidente, elle est à la disposition des Membres et des non Membres afin de solliciter l’Association sur toute question d’ordre général et d’intérêt pour L.A. 
 
Différentes adresses sont à disposition, selon qui vous cherchez à contacter :
- présidente@lausanne-accueil.org
- adhesion@lausanne-accueil.org
- secretariat@lausanne-accueil.org
- moderateur@lausanne-accueil.org
- webmaster@lausanne-accueil.org
- activites@lausanne-accueil.org
 
L’Association envoie les newsletters ou communications générales à tous les Membres via l’adresse :   noreply@lausanne-accueil.org. Les mails envoyés par les membres à cette adresse ne seront pas traités.


F) DISPOSITIONS DIVERSES

1) Tenue des comptes

L’Association tient une comptabilité complète et exacte soumise une fois par année aux vérificateurs des comptes.

2) Archivage des documents

La Présidente conserve les archives,  les minutes de toutes les réunions du comité, ainsi que la liste des coordonnées de tous les Membres de l’Association.

3) L’Assemblée Générale.

Elle  a lieu une fois par année et est organisée conformément aux dispositions statutaires. Le procès verbal de cette assemblée, ainsi que celui de l’assemblée générale de la FIAFE seront accessibles aux Membres munis d’un mot de passe sur le site de L.A. 

4) Election du comité et remplacement d’un Membre.

L’élection du comité a lieu tous les deux ans par l’Assemblée Générale, conformément aux dispositions statutaires. L’Assemblée se prononce sur le choix d’une liste conduite par la future Présidente de l’Association. Les listes constituées doivent être déposées auprès de la Secrétaire au moins un mois avant la date de l’Assemblée.
 
En cas de départ de l’un des Membres du comité avant le terme de son mandat, le comité désignera son remplaçant sans procéder à de nouvelles élections. Il sera fait usage de l’appel à candidature dans l’édito du programme, via un courriel et sur le site de L.A.

5) Dissolution de l’Association.

La dissolution de l’Association peut être prononcée à la demande du comité, en assemblée générale extraordinaire, le vote se faisant aux deux tiers des Membres présents. La fortune de l’Association sera alors distribuée à une œuvre de bienfaisance, selon décision prise par l’assemblée générale extraordinaire.

6) Publication du Règlement Intérieur.

Le Règlement Intérieur peut être consulté à tout moment sur le site www.lausanne-accueil.org. Toute modification majeure du texte qui pourrait avoir lieu avec les comités successifs de l’Association entrainera la communication à tous les Membres du nouveau Règlement.

7) Modification

Le Règlement Intérieur de l’Association est établi par le comité en fonction. Il peut être modifié par ledit comité ou sur proposition de 10% des Membres. Cette proposition devra être communiquée par écrit à la Présidente de l’Association, qui la soumettra à l’ensemble du comité qui prendra sa décision de manière collégiale.


Lausanne, le 2 Janvier 2009/fait par la présidente, Isabelle LESCURE
Modifications apportées le 30 juin 2010
le 3 juillet 2012 par La Présidente,
Muriel KEMBALL.


ANNEXE 1 : LA CHARTE du MEMBRE de L.A
- Je suis à jour de ma cotisation.
- Je participe dans la bonne humeur aux activités de L.A conscient du travail bénévole accompli par les responsables desdites activités et par les Membres du comité.
- Je préviens le responsable de l’activité de ma présence ou de mon absence lorsque je suis inscrit à un atelier.
- Je respecte la procédure d’inscription indiquée dans le programme lorsque je veux m’inscrire à une sortie, et je préviens aussitôt le/la responsable si j’ai un empêchement.
- Je réponds rapidement  aux invitations des différents événements organisés par L.A (soirées, conférences-débats…) afin d’en faciliter l’organisation et d’éviter le travail de relance.
- Je maintiens à jour les données de ma fiche personnelle sur le site internet. A défaut je préviens  par écrit postal le secrétariat de tout changement de coordonnées (adresse, téléphone, e-mail, ...) afin, entre autres, de continuer à recevoir les programmes et autres courriers.
- Je dégage Lausanne-Accueil, ainsi que tous les responsables bénévoles qui proposent et organisent une activité dans le cadre de l'association, de toute responsabilité en cas d'accident (et de ses conséquences) survenu dans le cadre de ladite activité.
- Je m’engage à être assuré à titre personnel en Responsabilité Civile et Accident pour l’ensemble des risques liés à ma participation, ou à celle de ma famille, à toutes les activités et sorties organisées par L.A
- Je n’utilise pas les listes de diffusion ou l’annuaire des Membres de l’Association, ainsi que les pages « Bons Plans », « Forum » et « Petites Annonces de particuliers » du site de L.A à des fins personnelles, professionnelles, publicitaires, commerciales ou philanthropiques (envoi de newsletters, offres de services payants, ventes privées) ou plus généralement pour toute activité sans rapport avec les objectifs ou l'objet social de l'Association.


ANNEXE 2 : FONCTIONS des MEMBRES du BUREAU

Pour clarification, les principales fonctions des Membres du bureau sont les suivantes :
 
- La Présidente coordonne les actions de l’Association, est responsable de sa bonne marche et de l’exécution des  décisions prises par le comité. Elle préside les réunions du comité et assure les relations avec les organismes extérieurs (FIAFE, autres Associations, consulat, ambassade…). Elle veille avec le trésorier sur les comptes de l’Association et détient la signature du compte bancaire.
- La Vice-présidente travaille en étroite collaboration avec la Présidente à l’organisation, la coordination et la gestion tant du comité que du fonctionnement de L.A. Elle assume les pouvoirs et les fonctions de la Présidente en cas d’absence ou d’empêchement de cette dernière.
- Le Trésorier est responsable de la gestion et de la conservation des fonds de l’Association. Il est mandaté par le comité pour déposer les fonds au nom de l’Association sur les comptes bancaires. Il signe et exécute tout contrat au nom de l’Association avec l’autorisation du comité et peut, seul, effectuer tout règlement pour  le compte de l’Association. Il arrête les comptes de l’Association le 31 Mai de chaque année et les soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale.
- La Secrétaire rédige les minutes de toutes les réunions ainsi que de l’Assemblée Générale, qu’elle transmet à  la Présidente pour accord. Elle a en charge la mise en page du programme de l’Association après réception de tous les textes et photos devant y figurer. Elle transmet la « maquette » sous forme de fichier au graphiste, après aval de la Présidente. Elle gère la liste des enfants des membres inscrits comme baby-sitters.